di Giovanni Lucarelli
UNIVERSITÀ POLITECNICA DELLE MARCHE
La disposizione fisica dell’ambiente di lavoro può condizionare positivamente i processi creativi? In che misura una progettazione innovativa di workplaces contribuisce a valorizzare il capitale intellettuale, a stimolare l’immaginazione, ad agevolare la creatività organizzativa?
Un numero sempre maggiore di aziende, negli ultimi anni, sta dedicando una particolare attenzione alla progettazione degli ambienti di lavoro; diversi studi hanno confermato, infatti, che la motivazione, la soddisfazione, la produttività e la creatività non sono indifferenti al contesto fisico in cui si lavora.
1 - Ambiente fisico standard e creatività: vino nuovo nelle botti vecchie
Interessanti elementi in merito all’influenza dell’ambiente fisico sui processi organizzativi sono emersi dalle ricerche che, verso la fine degli anni ’90, sono state condotte dallo Space Organization Research Group (SORG), un gruppo di ricercatoridella School Of Architecture and Planning del Massachusetts Institute of Technology (MIT). Un fattore comune a molte organizzazioni sembrava essere il tentativo di adattare le metodologie e i processi operativi a contesti fisici rigidi e standardizzati.
Gli uffici erano progettati per ospitare, a tempo pieno, i dipendenti e rendere agevole il controllo sulla presenza e sulla produttività di ognuno; non veniva riservata una particolare attenzione alla vivibilità e al confort. E’ possibile delineare, seguendo la classificazione della DEGW, società internazionale di Architecture Consultancy, le principali tipologie di ufficio in base alla disposizione spaziale e alle attività che vi vengono svolte:
1. Ufficio Alveare: ampi open space in cui trovano posto numerose postazioni solitamente uniformi per dimensione, forma e colore. Il lavoro che vi viene svolto presenta un ridotto livello di interazione tra gli individui e una scarsa autonomia operativa, come, ad esempio, nelle attività di amministrazione e di contabilità.
2. Ufficio Cella: la struttura è sempre open space; le postazioni appaiono, però, più grandi, meno uniformi e più isolate. Il lavoro richiede una bassa interazione con i colleghi ma una maggiore autonomia e concentrazione come, ad esempio, nelle attività di consulenza, di assistenza legale, ecc.
3. Ufficio Tana: contiene sale di medie dimensioni attrezzate con grandi tavoli e lavagne, progettate per il lavoro in gruppo. Le interazioni, decisamente elevate, sono motivate da esigenze di multidisciplinarietà e multicompetenza. Vi vengono svolti lavori collegiali, attività di redazione editoriale, radio-televisiva, ecc.
4. Ufficio Club: presenta una struttura “dinamica” visto che il lavoro viene svolto in parte in ufficio e in parte presso altre sedi (clienti, stakeholder, casa, ecc.). Le attività richiedono frequenti scambi comunicativi, un’elevata interattività e una notevole autonomia organizzativa. E’ la tipologia caratteristica del lavoro intellettuale e creativo svolto da società di consulenza, società di ricerca, agenzie di comunicazione pubblicitaria, ecc.
L’ambiente lavorativo concepito da Xerox, presso il centro di ricerca della Xerox Corporation di New York, rappresenta secondo il SORG uno degli esempi più eclatanti di cura nella progettazione congiunta: lo spazio fisico e il processo operativo, infatti, erano stati organizzati simultaneamente. I componenti del team, in questo nuovo centro, potevano lavorare, così, a stretto contatto e ciò agevolava gli scambi comunicativi e l’accesso alle strumentazioni di ricerca e ai dati. Le sale riunioni erano realizzate in modo che i prototipi fossero ben visibili e facilmente accessibili a tutti i membri. Questa nuova configurazione dello spazio lavorativo ha evidenziato come la collocazione fisica dei componenti di un gruppo incida significativamente sulla profondità della comunicazione e sullo scambio e la creazione di conoscenze.
In tempi più recenti diverse aziende (3M, Siemens, Sony, Hewlett-Packard, Motorola, Nokia, Procter & Gamble solo per citarne alcune) mirano a fare anche della progettazione dell’ambiente di lavoro un elemento centrale della propria strategia organizzativa.
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2 – Riorganizzare creativamente l’ambiente fisico di lavoro
Un’appropriata predisposizione degli spazi di lavoro sembra avere, quindi, un ruolo determinante nell’agevolare il cambiamento di metodologie e di processi organizzativi, nel rendere più efficiente la comunicazione e la condivisione delle conoscenze, nel migliorare il rendimento e le performance dei collaboratori.
Per chi ha occasione di riorganizzare o progettare ex-novo gli ambienti di lavoro potrebbe essere interessante prestare attenzione ai recenti orientamenti (psicologia dei colori, “psicoestetica”, feng shui, ecc.) che evidenziano come il ricorso a colori più o meno intensi, con tonalità calde o fredde, la combinazione forme di stondate o geometriche, leggere o pesanti, l’orientamento spaziale, la scelta di particolari materiali possano promuovere determinati atteggiamenti piuttosto che altri. L’impiego di colori caldi abbinato a forme tondeggianti, ad esempio, tende a stimolare l’energia e l’impegno; la creatività e la disponibilità sono più agevolate da colori luminosi e vivaci, da forme ludiche e zoomorfe. Le capacità progettuali e la concentrazione, infine, sono favorite da tinte verdi e azzurre da forme geometriche semplici e lineari, da fughe prospettiche.
Chi si trova, invece, ad operare in ambienti che non consentono tali modifiche potrebbe comunque fare qualche riflessione mirata a migliorare il proprio ambiente:
- Quali stimoli fisici offre il mio ufficio (quadri, poster, libri, riviste, ecc.)?
- Quali spazi informali rendono possibile il confronto spontaneo di idee e proposte?
- Quali strumenti di comunicazione consentono di annotare e veicolare le idee (lavagne, bacheche, email, ecc.)?
- Esiste uno spazio destinato alla riflessione individuale?
- C’è un’area destinata al relax e al benessere?
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3 - Promuovere la creatività
Viene spontaneo, in questo contesto, pensare agli studi di animazione delle grandi case cinematografiche (DreamWorks Animation, Pixar Animation Studios, Sony Pictures Imageworks, Walt Disney Pictures) che, per motivi strettamente connessi al lavoro che svolgono, rendono i loro uffici molto più simili ad un parco giochi che ad un ambiente di lavoro. I dipendenti delle aree di sviluppo percorrono gli ampi spazi a bordo di skate-board e monopattini, hanno scrivanie ed uffici pieni di pupazzi di ogni forma, colore, dimensione e materiale; tappezzano corridoi e sale comuni con disegni, “murales”, schizzi, ecc. Di tanto in tanto le pause pranzo si trasformano in divertenti gare per far volare più lontano un aeroplano di cartone o gonfiare il più possibile un palloncino …
Anche le nostre aziende, comunque, pur senza osare tanto, possono individuare alcuni semplici accorgimenti che contribuiscono a rendere più stimolanti i loro uffici, ad agevolare l’immaginazione e la divergenza dei collaboratori, a valorizzare la creatività e l’innovazione dell’organizzazione.
Sorprendere e stimolare
Ogni ambiente (sale riunioni, stanze, singole postazioni di lavoro) può diventare fonte di stimoli e di sollecitazioni: concedere la libertà di arricchirlo con materiali ed oggetti inusuali ed “affascinanti” può rappresentare un importante primo passo. Cambiare frequentemente questi oggetti assicura, inoltre, una constante esposizione a nuovi stimoli.
Creare aree d’incontro e confronto
La maggior parte delle conversazioni e delle chiacchierate informali avviene in aree comuni (sala mensa, corridoi, macchina del caffè, ecc.): può risultare estremamente prezioso trasformare tali spazi in un luogo d’incontro piacevole in cui favorire il confronto e lo scambio di idee.
Annotare le opportunità
Il clima rilassato e gioviale dei momenti di relax favorisce, molto spesso, la comparsa di spunti interessanti. E’ molto importante che tali intuizioni non vadano perse ma vengano annotate per successive rielaborazioni. Un buon ambiente di lavoro richiede, quindi, che siano disponibili un po’ dovunque lavagne a muro, block-notes, fogli, pennarelli, ecc. Si dimostra anche molto utile riservare delle aree per annotazioni esclusivamente grafico-visive (schemi, disegni, schizzi, ecc.); tale accorgimento incoraggia un’espressione non verbale dei concetti e stimola maggiormente le aree dell’emisfero destro del cervello.
Aperitivo creativo
Può essere molto stimolante e divertente organizzare, con una cadenza regolare (quindicinale, mensile), un incontro conviviale in cui, degustando un buon aperitivo, ogni membro del gruppo possa presentare ai colleghi delle idee nuove, delle proposte innovative, ecc. Il feedback sarà orientato principalmente ad evidenziare gli aspetti positivi ed interessanti degli spunti presentati.
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4 – Conclusioni
L’attenzione che da molto tempo viene riservata alla progettazione e alla costruzione degli impianti industriali comincia ad essere rivolta, negli ultimi anni, anche alla predisposizione degli ambienti di lavoro di produzione intellettuale. Numerose ricerche confermano come un’opportuna organizzazione dei spazi di lavoro incida, in maniera significativa, sui processi comunicativi, sulla condivisione e produzione della conoscenza, sull’immaginazione e sulla creatività, sull’innovazione dei processi organizzativi.
Una serie di accorgimenti relativi all’orientamento spaziale, all’impiego di determinati materiali, all’utilizzo di particolari colori e luci, unito a modalità “alternative” di vivere tali spazi consente di stimolare le “intelligenze multiple” di cui ogni persona è dotata, valorizzando il capitale intellettuale dell’organizzazione.
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BIBLIOGRAFIA
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COLLINS, D. E MAGNANI D. Ispiring innovation. Harward Business Review. Agosto 2002.
HARWARD BUSINESS ESSENTIAL. 2003. Creatività ed innovazione. Etas